Komunikasi

ETIKA BERKOMUNIKASI DENGAN SURAT

Sebuah surat dinilai efektif apabila pesan yang ingin di komunikasikan penulis sampai pada tujuannya, pembaca terhindar dari kesalahan menafsirkan. 

Empat hal penting dalam berkomunikasi dengan surat, yaitu :

1. Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan melalui surat. 
2. Penerima surat, yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirimi surat. 
3. Pesan, yaitu isi yang ingin disampaikan oleh pengirim.
4. Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang diformulasikan dalam ragam tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan. 

Surat yang menyangkut kepentingan tugas atau dinas disebut surat dinas atau surat resmi. Surat resmi yang baik mempunya ciri ciri sebagai berikut :

• Menggunakan instrumen yang sesuai, yaitu ukuran, jenis, dan warna kertas. 
• Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyajikan fakta yang benar bila diperlukan. 
• Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum. 
• memperhatikan kerapian tinta, serta bentuk tulisan (terutama bila menggunakan mesin ketik atau komputer dan kebersihan surat) 

Fungsi Surat 
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena itu isi surat juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, karena surat yang keluar/masuk dapat dijadikan sebagai :

1. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum yang sifatnya mengikat, misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.
2.   Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.
4. Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan sebagainya.
5. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.


sumber : (http://roisah.weebly.com/korespondensi.html)